如何避免電商倉運營初期的一些“坑”？

每當被問及類似的話題時，邊肖腦海中就會閃現(xiàn)出許多想法。相比傳統(tǒng)倉儲，電商倉的操作非常繁瑣，側重點也完全不同。

很多新人在經營電商倉面前躊躇滿志，結果卻是一地雞毛，突然離職。為了幫助你入門電商倉的操作，把握管理的主線，我們總結了一些關于電商倉管理的要點，在這里分享給你。

1.專注于標準化供應商

一個小規(guī)模的電子商務公司可能來自多個供應商，他們的管理水平可能參差不齊。能否規(guī)范入庫，取決于商家對供應商的約束能力，以及倉庫對入庫異常的及時反饋。

一般來說，供應商造成的問題集中在倉儲的源頭:

(1)商品包裝不規(guī)范。有些品牌商對供應商的管理很完善，供應商會嚴格按照規(guī)定的包裝、標識、包裝規(guī)格來做。而很多中小電商對供應商的控制能力可能沒有這么強。錯誤的嘜頭和不一致的包裝。有的甚至拿個大編織袋直接裝貨，給倉庫檢查收貨造成很大困難。

(2)條碼錯誤:個別工廠沒有按照倉庫和商家的要求進行條碼，或者貼錯了條碼。這種現(xiàn)象經常出現(xiàn)在服裝行業(yè)。標簽與洗標、箱外嘜頭不一致會導致倉庫庫存錯誤。如果在入庫過程中沒有及時發(fā)現(xiàn)倉庫，在后續(xù)的發(fā)貨過程中難免會發(fā)錯貨。

(3)批量入庫。一般一張入庫單對應一次入庫行為，部分供應商由于準備不充分或其他問題，會分批入庫。對于一些需要批次管理的商品，批次到貨會導致倉庫批次混亂。還會影響銷售端不同產品的批量定價和倉庫端倉儲費的計算。

(4)數(shù)量差異。如果供應商沒有按照商家指定的數(shù)量入庫，倉庫在入庫過程中要與商家和供應商反復確認，會影響入庫操作。

(5)混裝商品:不同SKU的商品混裝在一個大包或一個箱子里(如混裝鞋、數(shù)碼產品、辦公用品等。)，導致倉庫收貨混亂，清點時間更長，收錯貨風險更高。

(6)質檢QC問題，部分商品根據(jù)電商平臺需要進行倉內QC，需要倉內配合。如果商家沒有協(xié)調好QC和倉庫的操作時間，就會導致QC的延遲和收貨的延遲。

要解決以上問題，一方面需要倉庫如實記錄和反饋倉儲過程中的各種異常情況，并及時反饋給商家。商家應該在與供應商的協(xié)議中明確這些問題，對這些點進行量化和追責，讓供應商共同承擔由此造成的損失。逐步讓供應商提高倉儲能力，規(guī)范倉儲。

第二，著力建立暢通的信息管理系統(tǒng)。

1.ERP系統(tǒng)要有完善的貨物配送功能:很多大商家都是多平臺、多門店、多渠道銷售。不同的渠道在上架數(shù)量上有不同的邏輯。比如淘寶支持拍照減庫存，付費減庫存。為了不超售，ERP系統(tǒng)需要一個完善的分銷系統(tǒng)，可以多渠道共享庫存，并根據(jù)渠道鎖定庫存。

2.庫存調整實時同步:當倉庫的庫存調整時，可以實時同步到門店的ERP系統(tǒng)，從而觸發(fā)電商后臺的貨架數(shù)量調整。此次調整有具體原因，以便后續(xù)追究相關當事人責任。

3.每天定時生成庫存對比報告:門店ERP系統(tǒng)和倉庫WMS系統(tǒng)每天在庫存操作停止時自動對比庫存，生成雙方庫存對比差異報告并提交給雙方。根據(jù)差異報告，倉庫會主動尋找差異的原因。如果確認需要調整庫存，就會調整庫存，然后同步到前臺。

4.庫存盤點:倉庫的庫存規(guī)則與商家預期的不同。通過庫存盤點，ERP自動將商家想要盤點的SKU發(fā)送給WMS，WMS在庫存盤點后將數(shù)據(jù)反饋給ERP。

5.零庫存同步機制:盡管有上述所有的操作和系統(tǒng)化的工作，我們仍然需要一個“保險”來絕對避免超賣。這個“保險”就是0庫存同步:當可提貨的庫存數(shù)量為0時，會實時同步到ERP，ERP會強制將商家的店鋪從后臺移除。

三個關鍵過程控制

(1)倉庫管理:

1.庫存變動:貨物入庫后，由于各種原因會引起庫存變動。倉庫應如實及時記錄這一變化，并通過系統(tǒng)接口同步到門店的ERP系統(tǒng)和電商平臺的業(yè)務后臺。主要有以下幾種情況:

(1)正次品轉換:入庫時有正品可發(fā)貨庫存，但實際提貨時發(fā)現(xiàn)次品，無法發(fā)貨。這種情況下，倉庫需要扣除一個正品庫存，增加一個次品庫存。

(2)倉庫貨物丟失:倉庫盤點發(fā)現(xiàn)貨物短缺，需要扣除庫存。

(3)倉庫多發(fā)貨、少發(fā)貨、錯發(fā)貨:倉庫發(fā)錯貨，庫存需要調整。

(4)倉庫盤點錯誤:上次盤點錯誤在本次盤點中更正，需要調整庫存。

(5)錯誤碼調整:入庫時沒有發(fā)現(xiàn)編碼錯誤，所以在倉庫管理或發(fā)貨過程中進行了調整。

(6)退回零件入庫或訂單切割成功:前端訂單取消已發(fā)貨訂單，倉庫需要切割訂單。如果快遞單切割成功或者被買家拒收退回倉庫，倉庫需要調整庫存。

上述庫存調整場景，有的需要商家負責，比如次品轉換，有的需要倉庫負責，比如丟貨、錯貨。不管是誰負責，倉庫都要如實記錄，及時反饋，保持前后臺庫存數(shù)據(jù)時刻一致。

2.倉庫內盤點:作為倉庫內的日常操作行為，每個倉庫都會有各種盤點規(guī)則，比如月度、季度大規(guī)模盤點，循環(huán)盤點，動態(tài)盤點等等。但是在實踐中我們發(fā)現(xiàn)倉庫中的庫存規(guī)則并不一定適合電子商務行業(yè)的應用。以下是主要的庫存原則:

(1)月初庫存小于20的商品庫存:當庫存小于20時，我們認為存在超售風險。月初請對倉庫20個以下的SKU進行盤點，并將盤點結果反饋給商家的ERP系統(tǒng)和店鋪的后臺。如有差異，店鋪后臺會自動更新上架數(shù)量。

(2)當天庫存少于20個的商品庫存:同上，保證當天庫存少于20個的商品不會超賣。

(3)庫存有差異的實時盤點:利用系統(tǒng)功能，每天自動對比門店的上架數(shù)、ERP庫存數(shù)和倉庫庫存數(shù)，對有差異的數(shù)據(jù)自動生成盤點請求，要求倉庫納入自己的盤點計劃，并將盤點結果同步到ERP和門店后臺。

(4)事后盤點:電商企業(yè)不同于傳統(tǒng)企業(yè)。如果有大規(guī)模的促銷活動涌入或者預期，短時間內就會產生大量的訂單。這些訂單一般集中在有限的幾個SKU或者幾十個SKU?；顒咏Y束后，倉庫需要盤點這些SKU，以確保庫存的準確性。

(5)退庫前盤點:為了保證退庫時數(shù)量準確，需要進行退庫前盤點，以便按正確數(shù)量退庫。

(2)交付管理:

確保交付過程中沒有假交付、漏交付或多交付。一般倉庫都有很標準的流程，在幾個關鍵節(jié)點控制好就好:

(1)揀貨/驗收環(huán)節(jié):確保揀貨和驗收的SKU、數(shù)量和順序一致。

(2)打包環(huán)節(jié):打包站要有兩個匹配環(huán)節(jié)，一個是系統(tǒng)(掃描槍)，一個是人工。

(3)發(fā)貨快遞環(huán)節(jié):特別注意退款訂單和修改內容的訂單。

第四，注重退款管理。

1.退庫前的貨物移除原則:退庫前，商家要將貨物從店鋪中移除，避免倉單生成后，店鋪訂單流入，干擾退庫。這最好通過系統(tǒng)來實現(xiàn)，手動干預可能會被遺漏。

2.退庫前的盤點原則:退庫前，倉庫必須對要退庫的商品進行盤點，盤點結果會及時反饋給商家，并在系統(tǒng)中同步更新。這樣做有兩個好處:一是商家可以盡快確認是否對退貨倉數(shù)量有疑問，二是系統(tǒng)同步更新后，可以根據(jù)盤點結果生成準確的退貨倉單。

3.存貨差異數(shù)據(jù)當場恢復原則:存貨如有差異，當場追責。責任基于倉庫WMS和商店ERP兩側的采購、銷售和存儲數(shù)據(jù)。所有庫存更改必須基于倉庫中的單據(jù)、收貨單據(jù)、交貨訂單、調整單據(jù)和退貨倉單。這樣，當庫存不同時，可以直接找到相應的單據(jù):明確是倉庫沒有上傳發(fā)貨數(shù)據(jù)，還是倉庫的庫存缺失。所有單據(jù)，尤其是庫存調整單，必須有明確的調整原因。這樣你就可以立即確認在退庫結算時誰來承擔責任。

4.問責和退庫雙線原則:有了以上的盤點和回收原則，商家和倉庫都不能再以任何借口保留退庫，問責和退庫是分開的。這樣就不會因為退庫數(shù)量的爭議而耽誤退庫，上面提到的各種糾紛也就迎刃而解了。

5.交接原則:這主要是為了避免雙方對已交接的退庫數(shù)量產生爭議。在實際操作中，以交接為界，雙方對退庫資料進行簽字確認，事后不得反悔。在這一原則的具體執(zhí)行中，部分商家使用第三方物流發(fā)貨退貨，第三方物流可能不負責交接數(shù)據(jù)。這一點還有待商榷。