甘特圖又稱交叉圖或條形圖，是美國(guó)科學(xué)管理學(xué)院創(chuàng)始人亨利·甘特在20世紀(jì)初設(shè)計(jì)的一種組織和監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度的工具。

雖然甘特圖是一個(gè)項(xiàng)目管理工具，但是如果把所有的事情都看成一個(gè)小項(xiàng)目，那么甘特圖就可以應(yīng)用到個(gè)人的時(shí)間管理上。

本文將以一天的日常生活為例來(lái)說(shuō)明如何使用甘特圖:

1

制作一份詳細(xì)的待辦事項(xiàng)清單

列清單的時(shí)候，不要考慮時(shí)間夠不夠，先把必須做的事情列個(gè)清單。

如果今天是周六，我的待辦事項(xiàng)包括以下內(nèi)容:早晚洗漱，一日三餐，坐公交車往返公司新地址，看房，修改文章內(nèi)容，看書。

因?yàn)槭侵芰?，我還想安排一個(gè)綜藝節(jié)目。

2

按順序?qū)?nèi)容進(jìn)行排序。

繪制甘特圖的方法很簡(jiǎn)單。橫排是時(shí)間條，左邊是項(xiàng)目條?？梢灾苯釉诠P記本上畫，也可以用Excel畫。

時(shí)間條的間隔可以自己設(shè)置。今天的例子以一個(gè)小時(shí)為間隔。

▲甘特圖1.0

從圖中可以看出，只按排列順序，不算看綜藝節(jié)目的時(shí)間，已經(jīng)晚上11點(diǎn)了。

如果你想騰出更多的時(shí)間來(lái)看綜藝節(jié)目，你就得做進(jìn)一步的優(yōu)化。

三

根據(jù)項(xiàng)目交叉的概念優(yōu)化方案。

在項(xiàng)目管理過程中，很多工作可以同步進(jìn)行，時(shí)間可以交叉。

所以，我們先找出可以并行做的事情，安排在一起。

比如坐公交的時(shí)候，可以用手機(jī)修改文章或者閱讀，甚至可以寫提綱草稿。

▲甘特圖2.0

可以看到，圖中紫色的部分就是額外的時(shí)間。優(yōu)化后，修改文章的時(shí)間從原來(lái)的一個(gè)小時(shí)變成了四個(gè)小時(shí)，閱讀時(shí)間增加了一個(gè)小時(shí)，一共四個(gè)小時(shí)。

安排好必須做的事情后，再安排娛樂活動(dòng)，然后形成最終的計(jì)劃。

▲甘特圖3.0

四

注意時(shí)間搭配。

1.腦力勞動(dòng)和腦力勞動(dòng)

有研究表明，同時(shí)進(jìn)行多種腦力活動(dòng)的人，在認(rèn)知測(cè)試中會(huì)出現(xiàn)明顯的智商下降，其狀態(tài)與整夜失眠相同。

因此，不宜同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)腦力勞動(dòng)，如自由撰稿人同時(shí)與出版編輯討論修改稿件。

2.非腦力勞動(dòng)和非腦力勞動(dòng)

比如在上下班的時(shí)候洗衣服和看綜藝節(jié)目的間隙打掃衛(wèi)生，可以節(jié)省一些時(shí)間，但是并不能最高效的利用時(shí)間。

3.腦力和非腦力勞動(dòng)

比如一邊做飯一邊聽書，在公交車上安排一天的工作，這些都是結(jié)合勞動(dòng)的最好方式。

根據(jù)勞動(dòng)類型，在使用甘特圖時(shí)，合理組合平行項(xiàng)目，不斷優(yōu)化時(shí)間計(jì)劃，可以合理安排每天的時(shí)間。

以上是甘特圖的應(yīng)用方法:

1.做一份詳細(xì)的待辦事項(xiàng)清單；

2.按順序?qū)?nèi)容進(jìn)行排序；

3.根據(jù)項(xiàng)目交叉的概念優(yōu)化計(jì)劃；

4.注意時(shí)機(jī)。