為了保證過程有效運行和控制，組織應確定所需的準則及方法，這些準則和方法形成文件就是公司或企業(yè)的管理體系文件。

在體系建設初期，公司必須建立管理文件體系，來保證公司達到所要求的（產品）質量和預期管理目標；

而要建立這些管理文件，公司必須開展系統(tǒng)的過程分析活動，IATF (International Automotive Task Force)國際汽車工作組推薦了一種單一過程分析圖，因形似烏龜而稱為烏龜圖。

定義

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01 . 

烏龜圖：

是用來分析過程的一種工具，是通過形體語言來表示被識別過程的六個關鍵問題(輸入、輸出、使用資源、負責人、活動的依據(jù)、評價活動的指標)的圖示，該圖分別以烏龜?shù)念^部、尾巴、四只腳和腹部表示六個關鍵問題。 

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02 . 

顧客導向過程COP：

也叫與顧客的有關的過程，通過輸入和輸出直接和外部顧客聯(lián)系的過程，直接對顧客產生影響，是給公司直接帶來效益的過程。

公司通過識別和管理以下COP，以實現(xiàn)顧客滿意：

C1：市場營銷            C2：合同與訂單管理           C3：產品和過程開發(fā)C4：產品制造            C5：產品交付與服務           C6：顧客滿意度管理

 

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03 . 

支持過程SP：

提供主要資源或能力，為了實現(xiàn)公司的經營目標，支持COP實現(xiàn)預計目標的過程。支持過程是支持COP功能的必要過程。

公司通過對以下SP的管理，確保實現(xiàn)公司的經營目標：

S1：基礎設施與環(huán)境管理      S2：監(jiān)視和測量資源管理       S3：知識與信息管理   S4：人力資源管理                    S5：文件與記錄管理                S6：采購與供應商管理      S7：工裝模具管理                    S8：標識與可追溯性                S9：產品防護與存儲     S10：產品監(jiān)視與測量             S11：不合格品管理

 

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04 . 

管理過程MP：

用來衡量和評價顧客導向過程和支持過程的有效性和效率、組織策劃將顧客要求轉化為組織衡量的目標和指標，確定公司組織結構、產生公司決策和目標及其更改等過程。

公司通過對以下MP的管理，確保公司有效決策和持續(xù)改進——

M1：組織的環(huán)境               M2：領導作用         M3：風險和機遇        M4：經營計劃  M5：數(shù)據(jù)分析與評價      M6：內部審核M7：管理評審             M8：改進

識別烏龜圖的十步法

Step1：識別過程和過程所有者（負責部門）；

Step2：識別基本的輸入（顧客要求）；

Step3：識別基本的輸出（需求滿足）；

Step4：識別分過程，把輸入轉換成輸出；

Step5：根據(jù)分過程完善輸入；

Step6：據(jù)分過程完善輸出；

Step7：根據(jù)分過程識別每一步需要的設備設施；

Step8：根據(jù)分過程識別每一步需要什么人執(zhí)行；

Step9：識別方法，使過程控制標準化；

Step10：識別過程績效指標，評估效果和效率。

 

烏龜圖的圖解說明

方框1：是烏龜?shù)纳碥|，主要描述過程名稱，要求各部門通過多方論證的方法識別過程并先后找出COP顧客導向過程，SP支持過程，MP管理過程，

將識別的過程名稱填入，要求過程名稱準確與實際一致，以及該過程所對應的體系條款；

方框2：是烏龜?shù)淖笄澳_，是涉及相關的資源的描述，使用什么方式，填寫本過程使用的材料、機器、檢測設備、計算機系統(tǒng)、軟件等；

方框3：是烏龜?shù)挠仪澳_，應描述誰負責做及對資格的要求，特別注意人員的技能要求和能力培訓等；

方框4：是烏龜?shù)淖蠛竽_，應寫清如何做，填寫相關的過程控制程序，支持的指導文件、方法等，要求較詳細填寫，不要遺漏；

方框5：是烏龜?shù)挠液竽_，應描述現(xiàn)使用的關鍵測量/評估內容，如矩陣表、推移圖、關鍵指標、月報表等；

方框6：是烏龜?shù)念^部，是過程所有者，也就是說該過程負責部門及人員；

方框7：是烏龜?shù)奈舶停菍υ撨^程風險和機遇的識別，這是新版體系的一個重要變化；

方框8：是對涉及的過程輸入的描述。輸入也是要求，是分析的關鍵，應詳細填寫實際輸入，可能是文件、圖紙、材料、樣件、數(shù)模、工具或計劃或信息，應清楚輸入是從哪里來的，有多少，與其他過程的關系，要考慮相關的法律法規(guī)的要求；

方框9：是對涉及過程輸出的描述，輸出也是提供的證據(jù)，可能是具體的產品、文件、應與有效的評估測量相聯(lián)系，應詳細填寫實際的輸出證據(jù)，并可追溯。

繪制烏龜圖的準備

由外部顧問師或內部講師為本部門人員進行烏龜圖六個關鍵問題的培訓，使其了解烏龜圖的內涵；

各級領導應能繪制并熟悉烏龜圖的各部分內容；

要求各部門首先明確現(xiàn)有過程是否已經有文件，（程序文件、相關法律法規(guī)或技術規(guī)范、指導文件）；

各部門應明確接口關系，并確?，F(xiàn)在過程已經監(jiān)測/評估；

建立與接口的輸入和輸出，清楚輸入有哪些，由誰向你提供，輸出有哪些，輸出給誰；

現(xiàn)有過程有哪些記錄，是否有清單，有空白表樣，是否會使用，記錄提交給誰。

 

分析注意事項

方框4、方框2、方框9是相互關聯(lián)的，方框4的如何做？

就是我們現(xiàn)在的程序文件、指導文件及作法（作法有時指保持記錄）。

程序和指導文件作法中涉及的原材料、配套件、設備、檢測手段、模治具就是方框2的通過什么方式來完成過程，方框9的證據(jù)大多是四階表單或實物；

方框9和方框5是相關的，也是關聯(lián)的，方框9的內容是客觀證據(jù)，可選擇適用參考要求，如記錄總臺帳，APQP文件包等，方框9涉及的是公司的管理過程；

方框2和方框3涉及的多數(shù)是人員、設備、設施、資金等資源要求，因為資源配備需要高層決策，所以應獲得高層的支持；

方框5除現(xiàn)行考核指標外，包括期望的指標。

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