所謂倉庫盤點(diǎn)，是指在一定時(shí)期內(nèi)或臨時(shí)對庫存商品的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行核對和統(tǒng)計(jì)的操作，即為了了解商品的流向(入庫、出入庫的流向)，將倉庫中現(xiàn)有商品的實(shí)際數(shù)量與保管臺帳中記錄的數(shù)量進(jìn)行核對，從而準(zhǔn)確知道庫存數(shù)量。

再標(biāo)準(zhǔn)化的倉庫的日常管理，因?yàn)樨浳锏念l繁進(jìn)出和人工操作的不確定性，漸漸的還是會(huì)產(chǎn)生一些貨賬不符的情況。為了保證倉庫庫存不積壓太多舊貨，同時(shí)倉庫也能做到心中有數(shù)。為了安排貨物備貨，我們必須重視倉庫庫存。

現(xiàn)代倉庫對于倉庫庫存的工作標(biāo)準(zhǔn)遠(yuǎn)不是“準(zhǔn)確”，而是“精密、準(zhǔn)確、穩(wěn)定”。

倉庫的庫存流程

1.盤點(diǎn)前:

(1)盤點(diǎn)組長組織盤點(diǎn)會(huì)議，制定盤點(diǎn)計(jì)劃，包括時(shí)間確定、參加人員、范圍等安排。

(2)盤點(diǎn)前的準(zhǔn)備工作:

①正式盤點(diǎn)前，倉庫工作人員應(yīng)對倉庫庫存進(jìn)行整理，將系統(tǒng)清單與倉庫明細(xì)賬清單進(jìn)行對比，注明過期庫存、損壞庫存、正常使用庫存等。

②整理倉庫存貨，保持每層同種存貨的堆碼數(shù)量一致，便于清點(diǎn)數(shù)量，各類存貨分開擺放。堆垛時(shí)，確保盤點(diǎn)員能拿到每一堆存貨。

③各倉庫自行清點(diǎn)內(nèi)部存貨一次，填寫電子版盤點(diǎn)清單，提交財(cái)務(wù)部；

④與銷售部、采購部人員協(xié)調(diào)，確認(rèn)盤點(diǎn)日前一天下班后，所有實(shí)物出入庫單據(jù)都要錄入系統(tǒng)，并記錄每個(gè)賬套中最后一次出入庫單據(jù)的編號。然后，財(cái)務(wù)部從系統(tǒng)中調(diào)出盤點(diǎn)清單，并按照下面附件中的盤點(diǎn)表格式完整登記賬面庫存數(shù)量。

⑤打印盤點(diǎn)清單，清單上應(yīng)注明名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、盤點(diǎn)日期、盤點(diǎn)人、主管、存放地點(diǎn)等信息。

(3)原則上庫存當(dāng)天不動(dòng)，即庫存不進(jìn)不出。庫存當(dāng)日因業(yè)務(wù)需要出庫的，庫存前將預(yù)計(jì)庫存轉(zhuǎn)入倉庫單獨(dú)存放，庫存當(dāng)日將庫存單獨(dú)存放，并保留庫存原始憑證，庫存后統(tǒng)一入賬。

2.盤點(diǎn)期間:

(1)盤點(diǎn)人員可以分組，每組指定一個(gè)負(fù)責(zé)人，每個(gè)負(fù)責(zé)盤點(diǎn)的人安排本組的盤點(diǎn)分工，保證盤點(diǎn)工作有序進(jìn)行。

(2)從盤點(diǎn)表到實(shí)物:根據(jù)盤點(diǎn)表所列的存貨，統(tǒng)計(jì)所選材料的數(shù)量，并記錄在盤點(diǎn)表上。如有差異，記錄下來并跟蹤分析。

(3)盤點(diǎn)時(shí)如發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)差異，應(yīng)記錄差異數(shù)量，盤點(diǎn)完畢后分析原因。

(4)本次盤點(diǎn)是對所有存貨的綜合盤點(diǎn)。即賬面上記錄的存貨要清點(diǎn)，沒有記錄但實(shí)際存在的存貨要全部清算。

3.盤點(diǎn)后:

(1)盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)員和盤點(diǎn)主管在盤點(diǎn)單上簽字，盤點(diǎn)單一式三份，分別由責(zé)任部門、稽核部門和財(cái)務(wù)部保存。

(2)所有盤點(diǎn)工作完成后，盤點(diǎn)工作組應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，將存貨的實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量與賬面余額進(jìn)行比較，并列出差額。

(3)審計(jì)部和財(cái)務(wù)部共同分析差異，找出原因。

(4)對庫存中發(fā)現(xiàn)的毀損、過期的存貨列清單，按報(bào)廢流程上報(bào)審批，審批后銷毀。

盤點(diǎn)注意事項(xiàng)

在大多數(shù)人看來，倉庫盤點(diǎn)是一件輕而易舉的事情。清點(diǎn)完成品材料，記錄好名稱和數(shù)量后，即可完成。但在實(shí)際工作過程中，出現(xiàn)很多賬實(shí)不符的情況，主要是一些細(xì)節(jié)沒有做到位。對于倉庫盤點(diǎn)，老庫管員表示要注意以下幾點(diǎn):

1.部門合作:一個(gè)正常生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)的物流總是在變化的，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的指標(biāo)。企業(yè)庫存的目的是找出某一時(shí)間點(diǎn)的庫存，但庫存是一個(gè)靜態(tài)指標(biāo)，這就形成了一個(gè)矛盾，要求生產(chǎn)和銷售部門在庫存期間暫時(shí)停止收發(fā)物料，以達(dá)到倉庫要求的不變狀態(tài)。所以在庫存期間，即使照常生產(chǎn)出貨，也要提前把生產(chǎn)需要的物料分配到生產(chǎn)線上，達(dá)到倉庫物料的靜態(tài)。此時(shí)，庫存需求只限于倉庫本身。如果是年底全面盤點(diǎn)，所有生產(chǎn)和物流都要停止。生產(chǎn)線上的未完工物料會(huì)被邏輯退回倉庫，然后進(jìn)行全面盤點(diǎn)。

2.人員配備:倉庫盤點(diǎn)必須配備一定的人員，參與盤點(diǎn)的人員必須具備一定的物料識別和計(jì)量能力。對于清查工作，各部門也要有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制。除了庫管員，其他部門的人員也必須參與盤點(diǎn)，如PMC和財(cái)務(wù)部。生產(chǎn)管理部需要核對庫存品名數(shù)量，財(cái)務(wù)部不僅要監(jiān)督品名數(shù)量，還要計(jì)算庫存價(jià)值。各部門的共同參與在一定程度上得到了加強(qiáng)。

3.盤點(diǎn)時(shí)間:倉庫的盤點(diǎn)時(shí)間一般選擇在月末的最后一天。當(dāng)然，月中盤點(diǎn)會(huì)因臨時(shí)需要而進(jìn)行。選擇月末盤點(diǎn)有很多好處。月末盤點(diǎn)與倉庫每月結(jié)賬時(shí)間一致，更有利于發(fā)現(xiàn)差異，分析差異原因。其次，月末盤點(diǎn)和財(cái)務(wù)結(jié)賬保持?jǐn)?shù)據(jù)共享和協(xié)調(diào)，提高數(shù)據(jù)使用效率；第三，月末盤點(diǎn)為各種數(shù)據(jù)報(bào)表和月度財(cái)務(wù)報(bào)表的制作提供真實(shí)可信的數(shù)據(jù)；第四，月末盤點(diǎn)后的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，為下月倉庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保證。

4.前期準(zhǔn)備:倉庫管理員應(yīng)在盤點(diǎn)前對物料提前做好準(zhǔn)備。第一，把同類別、同名稱的材料放在一起，便于清點(diǎn)工作的順利進(jìn)行；第二，查看物料卡片的收發(fā)平衡記錄，核對實(shí)物數(shù)量；

5.詳細(xì)記錄:盤點(diǎn)時(shí)，盤點(diǎn)人員必須認(rèn)真核對實(shí)物的名稱、數(shù)量、料號，做到準(zhǔn)確無誤。對于實(shí)物中過小的原材料，也要使用一定的量具(如電子秤、卡尺等。)進(jìn)行測量和特殊稱重計(jì)算。對于貴重材料的成品，也要做重點(diǎn)記錄，準(zhǔn)確計(jì)量。

6.復(fù)試:根據(jù)概率論原理，同一份工作出現(xiàn)第二次失誤的可能性很低。有條件的企業(yè)在第一次盤點(diǎn)后，要對盤點(diǎn)后的實(shí)物進(jìn)行核對，以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少工作中的失誤。

7.找出差異的原因:盤點(diǎn)完畢后，應(yīng)得出同一產(chǎn)品名稱的賬量與庫存數(shù)量的差異。如果差異在合理范圍內(nèi)，就不需要分析產(chǎn)生差異的原因。如果差異率超過企業(yè)規(guī)定的范圍，必須說明和分析產(chǎn)生差異的原因。最后，應(yīng)對賬目進(jìn)行調(diào)整，使賬目與事實(shí)相符。這里需要注意的是，下月初應(yīng)該等于本月的庫存數(shù)量，而不是等于賬戶的余額。

8.應(yīng)對臨時(shí)事件的措施:在庫存期間，如果倉庫遇到必要的物料收發(fā)，如急需的供應(yīng)商發(fā)貨、成品入庫、客戶發(fā)貨等，通常的做法是將收發(fā)單據(jù)的日期推遲一天(至下月)，隔離入庫原材料(不參加庫存)，發(fā)貨前盤點(diǎn)出庫的成品(參加庫存)。目的是在這種緊急情況發(fā)生時(shí)避免賬戶混亂。