某公司財(cái)務(wù)核算過程中，發(fā)現(xiàn)備件倉庫存在諸多問題。通過與倉庫工作人員的溝通，對(duì)存在的問題進(jìn)行了收集和整理，試圖找出問題產(chǎn)生的深層次原因，規(guī)范備件倉庫的財(cái)務(wù)核算制度，加快備件倉庫的周轉(zhuǎn)率，提高資金利用效率，減少備件倉庫的資金占用。

存在的問題

1.商品名稱不規(guī)范，導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算錯(cuò)誤、核算困難或賬實(shí)不符；

2.車間使用的各種網(wǎng)絡(luò)是否承包，未得到相關(guān)部門認(rèn)可，導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算失敗；

3.名稱相同、型號(hào)相同但價(jià)格不同的加工件，由于在收貨單或請(qǐng)購單上沒有相關(guān)說明，導(dǎo)致財(cái)務(wù)無法準(zhǔn)確入賬；

4.由于電器的型號(hào)很多，領(lǐng)料單稍有差錯(cuò)就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算錯(cuò)誤；

5.有些貨物是否進(jìn)口(單價(jià)高)在出入庫單據(jù)上沒有標(biāo)注，財(cái)務(wù)無法準(zhǔn)確入賬；

6.當(dāng)原收貨不適用，需要換貨時(shí)，未改變?cè)嶝洺绦?，?dǎo)致財(cái)務(wù)核算不準(zhǔn)確，賬實(shí)不符；

7、10萬噸毛布、瓦線不管用，無法記賬；

財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)影響

1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)難；

2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不真實(shí)；

3.財(cái)務(wù)賬目嚴(yán)重不符；

4.賬目無法核對(duì)；

并分析了原因。

備件倉庫財(cái)務(wù)核算存在上述問題的原因是多方面的，包括財(cái)務(wù)核算本身。比如出現(xiàn)問題時(shí)財(cái)務(wù)跟進(jìn)不及時(shí)，財(cái)務(wù)核算與供應(yīng)入庫、倉庫保管、車間領(lǐng)料沒有很好的結(jié)合。也是整個(gè)備件管理流程不規(guī)范造成的。

如倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)混亂，倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)備件標(biāo)識(shí)不清，分類不科學(xué)，無法保證貨物與財(cái)務(wù)核算一一對(duì)應(yīng)，車間領(lǐng)料程序較為隨意；在制度和執(zhí)行層面，沒有有效可行的制度做依據(jù)，沒有強(qiáng)有力的執(zhí)行保障，沒有嚴(yán)格的監(jiān)督制度做后盾；另外還有技術(shù)層面，至今還在用手工記賬，財(cái)務(wù)核算不精細(xì)不及時(shí)。

1.制度缺失，執(zhí)行力低。

它是系統(tǒng)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和保證。沒有制度和執(zhí)行力，我們的工作就沒有依據(jù)可循，出現(xiàn)的問題得不到及時(shí)解決。有制度但沒有可行性和可操作性(細(xì)則)，最終導(dǎo)致制度被束之高閣。但缺乏有效的監(jiān)督和激勵(lì)機(jī)制會(huì)導(dǎo)致執(zhí)行力低下，問題暴露出來公司和個(gè)人都會(huì)遭受損失。

財(cái)務(wù)核算上的上述問題，都與此原因有關(guān)，比如“手續(xù)缺失不全”的貨物名稱不規(guī)范，加工件無明細(xì)信息，收到貨物換貨；收到的貨物沒有入庫手續(xù)，車間和倉庫相互打白條的“入庫和揀貨手續(xù)不及時(shí)”現(xiàn)象；“工作不匹配”中的發(fā)票單位與公司的核算單位不一致，等等。上述一系列問題都可以通過制度細(xì)化(或者標(biāo)準(zhǔn)化、流程化)來解決。

制度的缺失不僅僅是在操作層面，更是在監(jiān)督和激勵(lì)層面。好的制度要有有效的監(jiān)督來保證。沒有有效的監(jiān)督，制度就會(huì)成為一句空話。所謂監(jiān)督，可以是后續(xù)環(huán)節(jié)對(duì)前一環(huán)節(jié)的審查。比如，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)需要辦理入庫手續(xù)的交接，倉庫有義務(wù)保證交接手續(xù)的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，而財(cái)務(wù)有權(quán)利對(duì)手續(xù)的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性進(jìn)行監(jiān)督；車間有義務(wù)規(guī)范填寫領(lǐng)料單，庫管員有權(quán)監(jiān)督領(lǐng)料單是否合規(guī)。還有就是公司相關(guān)部門的監(jiān)督，比如公司成立的考核小組，可以對(duì)備件流轉(zhuǎn)的全流程進(jìn)行監(jiān)督，保證流轉(zhuǎn)手續(xù)的完備性和手續(xù)傳達(dá)信息的及時(shí)性。

有監(jiān)督就要有考核，有考核就要有獎(jiǎng)懲。只獎(jiǎng)勵(lì)不懲罰不是好的激勵(lì)機(jī)制。只獎(jiǎng)勵(lì)不懲罰會(huì)導(dǎo)致大吃大喝，平均主義，只懲罰不獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)導(dǎo)致員工情緒沖突，工作效率，工作態(tài)度下降。因此，一個(gè)好的有效的激勵(lì)機(jī)制應(yīng)該是獎(jiǎng)懲結(jié)合，它所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是可行的，考核應(yīng)該是公開、公平、公正、透明的，考核結(jié)果應(yīng)該及時(shí)兌現(xiàn)。

2.權(quán)責(zé)不清，信息傳遞效率低。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中也存在權(quán)責(zé)不清的問題。比如公司對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)采取工廠承包的方式。但公司采購的網(wǎng)絡(luò)中，哪些是承包的，哪些不是，供應(yīng)商、倉庫、車間都無法達(dá)成一致。供應(yīng)商沒有給倉庫提供是否簽約的依據(jù)，倉庫沒有將簽約和非簽約網(wǎng)絡(luò)分開放置，車間沒有及時(shí)反饋廠家簽約網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)量。這些都導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算，及時(shí)核算，準(zhǔn)確核算相關(guān)成本。

倉庫沒有登記數(shù)量賬，由駐庫財(cái)務(wù)人員記錄數(shù)量和金額賬。這種分工導(dǎo)致庫管員無法有效控制所保管的實(shí)物數(shù)量，而財(cái)務(wù)人員對(duì)倉庫內(nèi)的實(shí)物不熟悉，無法準(zhǔn)確記賬。在人工操作的情況下，倉庫保管員要記錄保管的實(shí)物的收發(fā)存數(shù)量，財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)計(jì)算出入庫和領(lǐng)料的成本。倉庫對(duì)管理的實(shí)物負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)對(duì)金額負(fù)責(zé)，避免賬實(shí)不符，增強(qiáng)倉庫的責(zé)任心。如果采用ERP軟件和條形碼管理，可以對(duì)倉庫中的備件進(jìn)行精細(xì)化管理，簡化盤點(diǎn)程序，降低庫存管理成本，提高賬實(shí)相符率，提高核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

信息傳遞效率低是程序缺失、不完整、不及時(shí)的原因。信息傳遞效率體現(xiàn)在傳遞時(shí)間和信息完整性上，如入庫手續(xù)沒有及時(shí)辦理，緊急提貨后沒有及時(shí)辦理提貨手續(xù)，入庫單上的貨物信息不完整，提貨單的貨物名稱和規(guī)格不完整，進(jìn)口和國產(chǎn)備件沒有注明等。這些問題不是大問題，甚至不是單個(gè)部門的問題。但是半成品不合格是產(chǎn)生不良品的根本原因，財(cái)務(wù)部沒有精力不可能一個(gè)個(gè)查問題。一是支票成本太高，二是人員不足，三是超出了財(cái)務(wù)部本身的職責(zé)權(quán)限。這些無足輕重的小問題，最終會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算不準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)信息失真。

3、實(shí)物入庫、保管、領(lǐng)用與財(cái)務(wù)核算脫節(jié)。

這也是造成上述財(cái)務(wù)核算問題的原因。實(shí)物的接收和收取通過接收和收取程序反映在財(cái)務(wù)上。收付規(guī)范化后，可以提高結(jié)存數(shù)量的準(zhǔn)確性和結(jié)轉(zhuǎn)收款成本。

入庫環(huán)節(jié):一是及時(shí)收回相關(guān)票據(jù)，防止已入庫(甚至已領(lǐng)用)的票據(jù)長期無法移交財(cái)務(wù)部的現(xiàn)象；二是收據(jù)內(nèi)容要規(guī)范，如貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、單位、金額等信息要填寫清楚，影響財(cái)務(wù)核算的重要信息要注明，如是否進(jìn)口(進(jìn)口件和國產(chǎn)件同型號(hào)，但價(jià)值相差太大，需要對(duì)進(jìn)口件進(jìn)行精細(xì)化管理)、是否簽約等。第三，調(diào)整核算單位，比如呢子。廠家開發(fā)票的單位是kg，而公司用的單位是“床”。這就需要改變?nèi)霂靻蔚暮怂銌挝弧＿€有一些油是桶裝入庫，同樣的油大小不一。因此入庫時(shí)要求將核算單位改為kg。

保管環(huán)節(jié):一是要上架、分類、明碼標(biāo)價(jià)，方便取料和盤點(diǎn)，提高工作效率，降低倉儲(chǔ)和庫存成本；二是根據(jù)新舊，是否可用，分區(qū)域管理，防止不可用備件重復(fù)使用造成生產(chǎn)事故；第三，建立廢舊備件和長期積壓備件的定期報(bào)告制度，便于管理層了解庫存信息和庫存質(zhì)量，及時(shí)處理廢舊和長期積壓備件，加快備件周轉(zhuǎn)，減少備件占用資金，提高資金利用率。

收貨環(huán)節(jié):首先填寫提貨單的規(guī)格，如貨物名稱、規(guī)格型號(hào)等。，便于倉庫存儲(chǔ)和揀貨以及財(cái)務(wù)核算；第二，及時(shí)辦理應(yīng)急物資采購手續(xù)；第三，完善備件更換手續(xù)，杜絕備件更換不辦理變更手續(xù)的不合理現(xiàn)象；第四，建議在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)RP延伸到車間(部門)，車間(部門)可以隨時(shí)查詢所需備件的庫存，減少盲目編制采購計(jì)劃的現(xiàn)象，以防止備件庫存不足造成停工，減少資金占用；

通過以上環(huán)節(jié)的規(guī)范化，財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性將大大提高，年度盤點(diǎn)將變得簡單，公司對(duì)備件的控制也將更加完善和及時(shí)。

4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)技術(shù)落后。

核算方法落后，至今仍采用手工記賬。手工記賬的弊端顯而易見。一是記賬錯(cuò)誤和計(jì)算錯(cuò)誤；二是不利于精細(xì)化管理；三是成本核算只能采用每月一次的加權(quán)平均或個(gè)別備件的個(gè)別計(jì)價(jià)方式，不夠準(zhǔn)確；第四，難以匯總分析，如分析備件庫存時(shí)間、指定單價(jià)、查詢備件等。如果采用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助記賬，可以徹底解決上述問題，通過條形碼實(shí)現(xiàn)所有備件的獨(dú)立管理，提高工作效率和效果。

上述問題造成的其他后果

1.庫存周轉(zhuǎn)率低，倉庫里隨處可見滿是灰塵的備件。在庫存過程中，很多備件長期不收，或者有足夠的庫存卻采購。

2.資金占用情況嚴(yán)重。

3.對(duì)實(shí)物的管理沒有重點(diǎn)，沒有采用ABC管理法。對(duì)數(shù)量少、價(jià)值高、重要性高的甲、乙類物資管理沒有重點(diǎn)，沒有設(shè)置庫存上下限；

4.倉庫空間利用率和取料效率低。倉庫里的備件雖然排列整齊，但沒有系統(tǒng)分類，標(biāo)識(shí)清楚。

解決辦法

1.制定倉庫管理規(guī)則，規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程，理順實(shí)物和單據(jù)的傳遞渠道。通過制定管理細(xì)則，明確相關(guān)部門和員工的工作職責(zé)和流程，以及如何正確填寫單據(jù)；通過流程圖的制定，實(shí)物流轉(zhuǎn)、文件傳遞一目了然；通過制定專門的業(yè)務(wù)處理方法，員工會(huì)知道正確的業(yè)務(wù)處理方法，財(cái)務(wù)核算也會(huì)更加嚴(yán)謹(jǐn)。徹底擺脫倉庫工作需要言傳身教的不利局面；

2.結(jié)合條形碼和ABC管理法完善倉儲(chǔ)空間管理系統(tǒng)。要對(duì)備件進(jìn)行科學(xué)分類，用條形碼建立賬戶與賬戶的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系；通過ERP的實(shí)施，備件可以通過個(gè)別計(jì)價(jià)方式準(zhǔn)確核算；通過ABC分類，找出我們需要重點(diǎn)關(guān)注的、數(shù)量少、價(jià)值高、對(duì)生產(chǎn)影響大的備件，提高資金使用效率和庫存周轉(zhuǎn)率；

3.建立可行有效的監(jiān)督激勵(lì)制度，提高員工的工作積極性。員工的思想包袱會(huì)導(dǎo)致工作態(tài)度消極，導(dǎo)致工作質(zhì)量下降，工作質(zhì)量下降會(huì)導(dǎo)致存放在備件倉庫的資金增加，最終影響公司的現(xiàn)金流。提高員工的工作積極性，不僅要揮舞鞭子和大棒，還要獲得經(jīng)濟(jì)和精神上的滿足。必須先預(yù)取，不僅適用于客戶，也適用于員工。

4.領(lǐng)導(dǎo)的重視，部門的配合，員工的努力，是做好工作的法寶。倉庫的工作不是一個(gè)部門的努力就能做好的。他需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，經(jīng)常關(guān)注備件倉庫的工作，也需要部門的配合。倉庫中的問題通過財(cái)務(wù)核算反映出來，但問題的解決不是財(cái)務(wù)和倉庫能解決的，需要供應(yīng)和車間(部門)的配合。